Demander un acte de naissance par courrier : modèle de lettre et démarche

Courrier, en ligne ou sur place : trois façons de demander

La lettre n'est qu'une des possibilités. Selon votre situation, une autre voie peut être plus rapide :

• En ligne, sur service-public.fr, si votre commune de naissance propose ce service. Toutes les communes ne le proposent pas.
• Sur place, à la mairie de votre lieu de naissance : le document vous est alors remis immédiatement.
• Par courrier, sur papier libre : c'est la solution quand la commune ne propose pas la demande en ligne, ou si vous préférez l'envoi postal.

À qui envoyer la lettre ?

La lettre s'adresse au service de l'état civil de la mairie de la commune où vous êtes né, et non à celle où vous habitez aujourd'hui. C'est cette mairie qui conserve le registre où votre acte est inscrit.

Si vous êtes né à l'étranger et que vous avez la nationalité française, votre acte est conservé par le Service central d'état civil du ministère des Affaires étrangères, à Nantes. Vous pouvez lui écrire sur papier libre, ou faire la demande en ligne sur service-public.fr.

Quelle version demander ?

Un acte de naissance peut être délivré sous trois formes :

• la copie intégrale, qui reproduit l'ensemble de l'acte ;
• l'extrait avec filiation, qui résume l'acte et indique vos parents ;
• l'extrait sans filiation, qui ne mentionne pas vos parents.

Le plus sûr est de demander exactement la version réclamée par l'organisme qui vous demande le document. S'il ne précise pas la version attendue, renseignez-vous auprès de lui avant de faire votre demande.

Pour savoir ce que contient chaque version et laquelle fournir pour votre démarche, consultez notre guide Copie intégrale ou extrait d'acte de naissance : lequel demander ?

Qui peut faire la demande ?

Pour une copie intégrale ou un extrait avec filiation, la demande est réservée à :

• la personne concernée par l'acte, si elle est majeure ou émancipée ;
• ses ascendants (parents, grands-parents…) et ses descendants (enfants, petits-enfants…) ;
• son époux ou son épouse, ou son partenaire de PACS ;
• son représentant légal ;
• une personne munie d'un mandat écrit, ou désignée par une décision d'habilitation familiale.

L'extrait sans filiation, lui, peut être délivré à toute personne, sans justification. Enfin, les actes de plus de 75 ans peuvent être obtenus par toute personne.

Ce que doit contenir votre lettre

Pour une copie intégrale ou un extrait avec filiation, indiquez :

• le nom et les prénoms de la personne concernée par l'acte ;
• sa date et son lieu de naissance ;
• les noms et prénoms de ses parents ;
• votre adresse, pour le retour du document.

Pour un extrait sans filiation, le nom, les prénoms et la date de naissance suffisent, avec votre adresse.

Quelques précautions évitent un aller-retour :

• Précisez la version souhaitée dans l'objet de la lettre.
• Joignez une enveloppe timbrée à vos nom et adresse : de nombreuses mairies le demandent pour le retour du document.
• Si vous demandez l'acte d'un proche, indiquez votre lien avec lui. En cas de doute sur votre identité ou votre qualité, l'officier d'état civil peut vous demander des justificatifs : joindre une copie de votre pièce d'identité peut faire gagner du temps.
• Datez et signez votre lettre.

Modèle de lettre

Voici un modèle pour demander votre propre copie intégrale. Remplacez les éléments entre crochets par vos informations.

Combien de temps pour recevoir l'acte ?

Il n'existe pas de délai fixe : il dépend du temps de traitement par la mairie et de l'acheminement du courrier, dans les deux sens. Comptez en général de quelques jours à quelques semaines.

Pour une demande par courrier au Service central d'état civil de Nantes, le ministère des Affaires étrangères estime le délai à une trentaine de jours, et précise qu'il est inutile de relancer avant ce terme.

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